Тренинг: Заказчик-подрядчик

Основные участники тренинга:

Модераторы – администраторы тренинга, следят за ходом тренинга.

Эксперты - ведущие специалисты по соответствующим направлениям. Согласовывают и оцениваютдокументы, имеют возможность общаться с командами в чате.

Команда - группа людей из одной организации, разрабатывающие совместно документацию, соревнующиеся с другой командой в своей категории (Заказчики, Подрядчики). Имеют возможность общаться между собой в командном чате.

Капитан команды–участник команды, который имеет право загружать, отправлять на согласование и отзывать файлы.

Запуск проекта:

Модераторы назначают и информируют всех участников о дне запуска проекта. Запуск прохождения тренинга для каждой группы команд производит ответственный модератор. С этого момента начинается отсчет времени.Всего работе команд и экспертов отводится 60 дней.

Этапы тренинга

Тренинг проходит в виде последовательного прохождения группами команд восьми этапов. Группа команд состоит из команды-заказчика и нескольких команд-подрядчиков. После третьего этапа в группе остается один подрядчик, остальные выбывают.Переход на следующий этап осуществляется после согласования документов экспертами группой команд (Заказчик + Подрядчики). Несмотря на то, что этапы проходятся группами команд, между собой соревнуются не группы, а команды: победителями станут одна команда-заказчик и одна команда-подрядчик, не обязательно из одной группы.

На каждый этап отводится фиксированное количество времени. Если команда не укладывается в отведенное время, то дополнительно затраченное время будет вычтено из времени на следующий этап.

1. Презентация предприятия

Заказчик и Подрядчики готовят презентации с полной информацией о своем предприятии, видах деятельности, ТЭП, географии деятельности и т.д. Группа переходит на следующий этап после согласования презентаций всех команд.

2. Формирование Заявки и Коммерческого предложения

Заказчик формирует заявку с подробным описанием условий для Подрядчика (география работ, требования к Заказчику, сроки, ожидаемая стоимость и т.д.) Подрядчик – на основании заявки формирует коммерческое предложение с указанием объема и номенклатуры работ, стоимости (бюджет проекта), сроков и т.д. Группа переходит на следующий этап после согласования экспертами заявки и коммерческих предложений команд Подрядчиков.

3. Конкурсный отбор

Заказчик – задает уточняющие вопросы Подрядчикам, проводит анализ эффективности представленных предложений и проводит тендер на выбор Подрядчика. После того, как Заказчик определяется с выбором Подрядчика,заполняет поле направление взаимодействия и отправляет на согласование документобоснование выбора. Команды переходят на следующий этап после согласования экспертамиобоснования выбора.

4. Заключение договора на оказание услуг

Подрядчик – готовит проект договора с указанием объема работ, стоимости, сроков выполнения и т.д. Заказчик – рассматривает документ и формирует отклоняющее письмо либо письмо о согласовании договора. В случаеесли эксперты согласуют отклоняющее письмо заказчика, подрядчик загружает новый проектный договор. Команды переходят на следующий этап при согласовании экспертами утверждающего письма договора.

5. Составление сетевого графика

Подрядчик – формирует сетевой график с указанием пооперационного хода работ по договору. Заказчик – рассматривает документ и формирует отклоняющее письмо либо письмо о согласовании договора. В случае если эксперты согласуют отклоняющие письмо, подрядчик загружает новый сетевой график. Команды переходят на следующий этап при согласовании экспертами утверждающего письма сетевого графика.

6. Исполнение договора и сетевого графика. Штрафные санкции и претензионная работа

Ответственные эксперты на свое усмотрение задают 3-5 штрафных санкций (например, превышение стоимости, не соблюдение сроков, качества, нарушения ОТиПБ и т.д.) Заказчик и Подрядчик готовят друг другу пакеты документов по каждой штрафной санкции (письмо в адрес Подрядчика, акты, перерасчет стоимости и т.д.) Вторая сторона рассматривает представленные документы, готовит соответствующий ответ. Команды переходят на следующий этап при согласовании экспертами претензионных писем.

7. Согласование итогового акта работ

Подрядчик – готовит итоговый акт выполнения заданного объема работ по договору. Заказчик – рассматривает документ и формирует отклоняющее письмо либо письмо о согласовании договора. В случае если эксперты согласуют отклоняющее письмо заказчика, подрядчик загружает новый итоговый акт. Команды переходят на следующий этап при согласовании экспертами утверждающего письма итогового акта.

8. Взаиморасчеты по договору оказания услуг

Подрядчик - готовит график взаиморасчетов счет-фактура, оплата услуг, вычет штрафных санкций и т.д. Заказчик – рассматривает документ и формирует отклоняющее письмо либо письмо о согласовании договора. В случае если эксперты согласуют замечания заказчика, подрядчик загружает новый график взаиморасчетов. Команды переходят на следующий этап при согласовании экспертами утверждающего письма графика взаиморасчетов.

Подведение итогов – «Разбор полетов»

Модераторы и экспертный совет, руководствуясь оценками команд,определяют победителя в категории «Заказчик» и «Подрядчик».